Een communicatieplan is ideaal voor de planners onder ons: vooraf bepalen welk resultaat je gaat behalen en welke route je daarvoor volgt. Maar in de praktijk blijkt dat het niet altijd - zeg maar gerust vrijwel nooit - zo soepel verloopt. Er verandert van alles onderweg. Er is dus meer flexibiliteit nodig. Om Betteke van Ruler, emeritus hoogleraar communicatiewetenschappen, te quoten: ‘‘Gooi dat communicatieplan maar in de in sloot!’’
Een doel zonder plan is slechts een wens
Even terug naar het communicatieplan. Het opstellen van zo’n communicatieplan doe je voorafgaand aan een project, campagne of andere communicatie-uiting. Als communicatieadviseur kun je zo’n plan bijna dromen. Je voegt eraan toe wie je wil bereiken, hoe je ze wil bereiken en natuurlijk wat je wil zeggen. De uitwerking van deze vragen biedt veel helderheid en zorgt voor doelgerichtheid. ‘‘Een doel zonder plan is slechts een wens’’ is niet voor niets een bekend gezegde.
Blijven vasthouden = inefficiënt
Als communicatieadviseur heb je vaak te maken met veranderende organisaties, veranderende markten, ontwikkelingen, het laatste nieuws. Je werkt in een enorm beweeglijke omgeving. Ik heb meermaals meegemaakt dat er tijdens projecten tussentijds een nieuwe manager werd aangesteld. Nieuwe manager = nieuwe wensen. Of, toen we eindelijk klaar waren om een gloednieuwe campagne uit te rollen, het bedrijf in opspraak raakte. Tja, dan toch maar even wachten!
Het vasthouden aan de route die je hebt uitgestippeld in een communicatieplan blijkt in de praktijk dus vaak moeilijk. En vooral ook inefficiënt. Blijven vasthouden aan iets wat niet werkt is het recept voor falen (dit geldt voor communicatie, maar eigenlijk voor alle facetten van het leven).
De rode draad
Maar, wat dan? Zit er dan niets anders op dan af te wijken van gemaakte plannen, of zelfs helemaal geen plannen meer te maken? Het risico daarvan is dat je de rode draad helemaal kwijt raakt en met alle winden meewaait. Het vasthouden van een strategische en lange termijn visie zal in ieder geval een uitdaging worden.
De communicatiescrum biedt de oplossing. Flexibeler, productiever. Het draait om individuen, interactie, functionaliteit, samenwerken en verandering. En om reflectie. Betteke van Ruler (ja, van de quote) heeft bijvoorbeeld de Reflectieve Communicatie Scrum ontwikkeld. Onderbouwd met verschillende theorieën, biedt dit model een mooie mogelijkheid tot flexibeler werken.
Sprinten, niet doorrennen
Natuurlijk denk je ook bij de communicatiescrum eerst na over de visie, de opdracht, het doel van het project en het budget. Maar de route ligt niet helemaal vast. Je werkt met sprints. Per sprint bekijk je wat je gaat doen en hoe je dat gaat aanpakken. Dat maakt tussentijds bijsturen en flexibel met veranderingen omgaan een stuk makkelijker. En niet te vergeten: door de tussentijdse reflectiemomenten leer je steeds van het werk wat je hebt verricht. Je bekijkt wat goed ging en wat minder goed ging en aan de hand daarvan stuur je bij. Als een kip zonder kop doorrennen is dan dus echt verleden tijd!
Dus, gooi dat communicatieplan maar in de sloot. Misschien kun je er nog een leuk bootje van maken.
Laura van den Berg is junior communicatieadviseur bij KOROKI Communications
Comments